Neue Meeting-Formen nach der Pandemie
Meetings werden oft als Zeit- und Geldfresser gesehen. Doch das muss nicht sein; solange man ein paar wichtige Faktoren beachtet.
Ineffiziente und ineffektive Sitzungen, deren Zweck den meisten Teilnehmenden verborgen bleibt. Der Ablauf stets nach demselben Muster. Ob im Sitzungszimmer oder via Zoom, die Traktanden von 1 bis 10 durchgekaut. Und jede:r, der oder die sich wichtig genug vorkommt, gibt seinen Senf dazu. Der Rest schweigt.
Öde Meetings kennen wir alle. Im besten Fall resultiert aus einem Traktandum eine Aufgabe, oder jemand wird beauftragt, sich mit einem Thema auseinanderzusetzen, um am nächsten Meeting die Ergebnisse vorzustellen. Im schlimmsten Fall werden die Teilnehmenden mit Infos überhäuft, während sie gelangweilt auf ihren Smartphones zocken oder durch ihre Tiktok-Timelines scrollen.
Das muss aber alles gar nicht sein; was es braucht, ist ein wenig Fantasie und Motivation!
Der soziale Aspekt
Gerade im Zeitalter von Zoom-Meetings fehlt den Mitarbeitenden oft der soziale Austausch. Du solltest deshalb dein Meeting stets mit einem Block starten, der den sozialen Austausch fördert und das Team, egal ob physisch oder virtuell näher zusammenbringt. Im LASPACE findest du Spiele wie «THE GAME», bei welchen auch mal gelacht wird. Due wirst sehen: anschliessend ist dein Team präsent und bereit, konstruktiv zusammen zu arbeiten.
Der Informationsaustausch
Informationen sollten nicht in einem Meeting vorgetragen werden: Die neusten Geschäftszahlen kannst du nämlich gut vorgängig versenden. Am Meeting soll man Gelegenheit haben, sich darüber auszutauschen und die nächsten Schritte zu planen. Um nicht gleich wieder ins alte Fahrwasser zu geraten, helfen beispielsweise die Improvement- oder Change-Kartensets aus der Management 3.0 Reihe.
Abstimmung und Koordination
Arbeitest du mit deinem Team am gleichen Projekt? Smart-Work-Tools wie Trello helfen dir und deinem Team, Tasks zu verteilen und koordiniert weiterzuarbeiten. Trotzdem wirst du kaum darum herumkommen, dich mit deinem Team zwischendurch abzustimmen, Fragen zu klären oder Aufgaben untereinander abzusprechen. Ich empfehle auch hier, dass alle Teilnehmer vorgängig ihre Aufgaben aktualisieren und nur die Stories markieren, welche Gesprächsbedarf haben. Leiert ihr in jeder Sitzung immer wieder dieselben Punkte runter, wird’s schnell langweilig. Gleichzeitig kommen am Ende immer dieselben Punkte zu kurz.
Kreatives Arbeiten
Die besten Meetings sind die, in denen du mit deinem Team Lösungen erarbeitest. In diesem Fall sind der Phantasie keine Grenzen gesetzt. Zum Beispiel mit einem LEGO SERIOUS PLAY Set, mit dem ihr gemeinsam Szenarien erarbeitet und Lösungen baut. Ein solcher Workshop birgt die eine oder andere Überraschung und kann zu ehrlichen und engagierten Diskussionen führen. Nehmt euch Zeit und lenkt euch ab!
Fazit
Alles in allem verlangen diese neuen Formen von Meetings etwas mehr Vorbereitung. Dafür ist der Output um ein Vielfaches höher. Für eine optimale Vorbereitung findest du bei uns im LASPACE die nötige Ruhe und den entsprechenden Raum, um ungestört zu arbeiten.
Unser neu eingerichtetes Sitzungszimmer bietet eine kreative und entspannte Atmosphäre, um das Zusammenkommen (wieder) produktiver und angenehmer zu gestalten. Damit ihr am nächsten Meeting gemeinsam die richtigen Lösungen finden könnt und die Leute nicht mehr gelangweilt auf ihre Smartphones starren.
Hier ein paar Eindrücke: