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Neue Meeting-Formen braucht das Land

Meetings sind als Zeit- und Geldfresser verschrien. Doch das muss nicht sein, findet unser Co-Founder Urs. Es gilt jedoch ein paar wichtige Faktoren zu beachten, die deinem Meeting zum Erfolg verhelfen.

Photo by Leon on Unsplash

Das Schreckgespenst vom öden «Abstimmungsmeeting» geht in vielen Firmen um. Ineffiziente und ineffektive Sitzungen, deren Zweck den meisten Teilnehmenden verborgen bleibt. Der Ablauf verläuft stets nach demselben Muster. Ob im Sitzungszimmer oder via Zoom, die Traktanden werden von 1 bis 10 durchgekaut. Jeder, der sich wichtig genug vorkommt, gibt seinen Senf dazu. Der grosse Rest schweigt. Und am Schluss wird ein Geschäft mit der entsprechenden Mehrheit angenommen oder abgelehnt.

Im besten Fall wird in einem solchen Meeting aus einem Traktandum eine Aufgabe definiert. Jemand wird beauftragt, sich vertieft mit einem Thema auseinanderzusetzen, um am nächsten Meeting die Ergebnisse vorzustellen. Im schlimmsten Fall werden die Teilnehmenden mit Infos überhäuft, während sie gelangweilt auf ihren Smartphones CandyCrush spielen oder durch ihre Instagram-Timelines scrollen.


Der soziale Aspekt

Gerade im Zeitalter von Zoom-Meetings fehlt deinen Mitarbeitenden oft der soziale Austausch. Du solltest deshalb dein Meeting stets mit einem Block starten, der den sozialen Austausch fördert und das Team, egal ob physisch oder virtuell näher zusammenbringt. Im LASPACE findest du Spiele wie «THE GAME», bei welchen auch mal gelacht wird. Ich verspreche dir: anschliessend ist dein Team präsent und bereit, konstruktiv zusammen zu arbeiten.


Der Informationsaustausch

Informationen sollten grundsätzlich nicht in einem Meeting vorgetragen werden. Die neusten Geschäftszahlen kannst du genauso gut vorgängig versenden. Am Meeting habt ihr nun Gelegenheit, euch über deren Interpretation und die daraus zu ziehenden Schlüsse auszutauschen. Um nicht gleich wieder ins alte Fahrwasser zu geraten, helfen dir z.B. die Improvement- oder Change-Kartensets aus der Management 3.0 Reihe.


Abstimmung und Koordination

Arbeitest du mit deinem Team am gleichen Projekt? Smart-Work-Tools wie Trello helfen dir und deinem Team, Tasks zu verteilen und koordiniert weiterzuarbeiten. Trotzdem wirst du kaum darum herumkommen, dich mit deinem Team zwischendurch abzustimmen, Fragen zu einzelnen Stories zu klären oder Aufgaben untereinander abzusprechen. Ich empfehle auch hier, dass alle Teilnehmer vorgängig ihre Aufgaben aktualisieren und nur die Stories markieren, welche Gesprächsbedarf haben. Leiert ihr in jeder Sitzung immer wieder dieselben Punkte runter, wird’s schnell langweilig. Gleichzeitig kommen am Ende immer dieselben Punkte zu kurz.


Kreatives Arbeiten

Die besten Meetings sind die, in denen du mit deinem Team Lösungen erarbeitest. In diesem Fall sind der Phantasie keine Grenzen gesetzt. Im LASPACE findest du zum Beispiel ein LEGO SERIOUS PLAY Set, mit dem ihr gemeinsam Szenarien erarbeitet und Lösungen baut. Ein solcher Workshop birgt die eine oder andere Überraschung und kann zu intensiven und engagierten Diskussionen führen. Nimm dir deshalb genug Zeit und schau, dass ihr wenig Ablenkung habt.

Fazit

Alles in allem verlangen diese neuen Formen von Meetings etwas mehr Vorbereitung von allen Beteiligten. Dafür ist der Output um ein Vielfaches höher. Wie viel ein gut vorbereitetes Meeting bewirken kann, durfte ich bereits mehrmals erleben. Für eine optimale Vorbereitung findest du bei uns im LASPACE die nötige Ruhe, den entsprechenden Raum, um ungestört zu arbeiten und all die Tools und Helferlein, die du zur Moderation benötigst. Damit ihr am nächsten Meeting gemeinsam kreative Lösungen finden könnt und die Leute nicht mehr gelangweilt auf ihre Smartphones starren. Einem zielgerichteten und sinnvollen Meeting steht dann nichts mehr im Weg.

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